Table of Contents
Multitasking im Team ist eine der größten Produktivitätsfallen. Ständig zwischen Aufgaben hin- und herzuspringen, kostet Energie und bremst den Flow. WiP-Limits (Work in Progress Limits) setzen genau hier an: Sie begrenzen, wie viele Aufgaben dein Team gleichzeitig bearbeitet. So kannst du den Fokus stärken, Teamstress senken und die Ergebnisse messbar verbessern. Wie genau das funktioniert und wie du WiP-Limits erfolgreich einführst, erfährst du hier.
Was sind WIP-Limits und warum solltest du sie nutzen?
WiP-Limits sind festgelegte Obergrenzen für laufende Aufgaben in einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses. Oft werden sie zum Beispiel auf einem (virtuellen) Kanban-Board sichtbar gemacht. Sie verhindern, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig angefangen werden und dadurch nichts richtig fertig wird. Im Grunde erwecken sie also das Kanban-Prinzip „stop starting, start finishing“ zum Leben. Dein Team zieht nämlich erst dann neue Aufgaben „in Arbeit“, wenn Kapazitäten frei werden und es das WiP-Limit erlaubt.
Wichtig ist, dass WiP-Limits kein verdecktes Mikromanagement sind, sondern ein Werkzeug für mehr Selbstbestimmung und ein gesundes Arbeitstempo.
Die Wirkung auf Teamarbeit und Produktivität
Multitasking verursacht kognitive Wechselkosten. Genau wie bei einer Maschine kostet jedes Umschalten Zeit und Energie. Mit WiP-Limits sinken diese Kosten drastisch, da die Aufmerksamkeit besser gebündelt wird. Außerdem führt das Gefühl, Dinge tatsächlich fertig zu bekommen, zu höherer Zufriedenheit im Team. Durch die klare Begrenzung lernen alle auch, Prioritäten besser zu setzen und den Workflow zu optimieren, wenn bislang verborgene Engpässe plötzlich transparent werden.
5 Praxistipps zur Einführung von WIP-Limits
Visualisiert euren Workflow klar auf einem Kanban Board mit Spalten für jede Prozessphase. Wichtig: bildet die Prozessschritte so ab, wie sie tatsächlich anfallen und nicht, wie sie im Prozesshandbuch stehen. Ihr arbeitet noch nicht mit einem Kanban-Board? Hier kannst du lesen, wie du ganz einfach damit starten kannst.
Legt für jede Spalte eine Maximalanzahl offener Aufgaben fest (also das WiP-Limit für diese Spalte). Wichtig: das „optimale“ WiP-Limit ist keine exakte Wissenschaft. Wird das WiP-Limit zu niedrig gesetzt, entstehen plötzlich überall Engpässe und nichts geht mehr voran. Ist es zu hoch, hat es keinen Nutzen, da alles mehr oder minder so läuft wie vorher. Mein Tipp: nimm die Teamgröße als erste Orientierung. Besteht dein Team beispielsweise aus 7 Menschen, kann ein WiP-Limit von 7 ein guter Anfang sein. Nach 2-3 Sprints habt ihr gelernt, wie sich die WiP-Limits auf eure Arbeit auswirken und könnt sie bei Bedarf nach oben oder unten anpassen.
Erkläre deinem Team den Nutzen. Wir alle kennen das tolle Gefühl, wenn man mal einen ganzen Vormittag Zeit hat, um an einer Aufgabe konzentriert zu arbeiten. Dieses Flow-Gefühl senkt Stress und macht dich tatsächlich produktiver. Und was passiert, wenn du Zeit für eine neue Aufgabe hättest, aber das WiP Limit ist schon erreicht? Einfach drauf pfeiffen und trotzdem die neue Aufgabe beginnen? Besser: biete deine Hilfe bei noch in Arbeit befindlichen Aufgaben deiner Kolleginnen und Kollegen an. Selbst, wenn sie nicht in deine Kernkompetenz fallen. Das fördert die Wissensverteilung im Team. Oder du nimmst dir deine eigenen Aufgaben, die schon fertig sind und drehst eine extra Qualitätsschleife.
Fördere Kultur und Disziplin, dass neue Aufgaben nur bei freier Kapazität gezogen werden. Menschen werden oft nervös, wenn sie auf Arbeit warten müssen. Nicht zuletzt deshalb, weil „beschäftigt sein“ in Unternehmen oft mehr geschätzt wird, als wirklich Wert stiften. Dabei kann ein guter Arbeitsfluss nur dann entstehen, wenn „Leerlauf“ erlaubt ist. Wenn dein Laptop beispielsweise dauerhaft mit 100 % ausgelastetem Arbeitsspeicher laufen würde, würde gar nichts mehr gehen. In sozialen Systemen ist es genauso. Am meisten Durchsatz wird erzeugt, wenn Menschen nicht mehr als 85% ausgelastet sind.
Nutze Retrospektiven, um Limits anzupassen und den Prozess ständig zu verbessern. Am Anfang werdet ihr öfter an den WiP-Limits drehen, bis ihr für jeden Prozessschritt das „Optimum“ erreicht habt. Danach habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, einmal im Quartal die WiP-Limits zu überprüfen.
WIP-Limits sind ein einfaches, aber wirksames Werkzeug, um Multitasking und Überforderung zu reduzieren. Probier es aus und teile mit mir, wie der Flow in dein Team durch klare Grenzen verändert.
