Meeting Effizienz steigern

Wer kennt es nicht? 626 Mitarbeitende sind zum Meeting eingeladen, 616 haben die Kamera aus und nur 4 Leute übernehmen den Sprechpart. Nach 46 Minuten müssen sich die ersten Personen verabschieden, da sie an einem anderen unnützen Meeting teilnehmen müssen.

Kurzer Funfact. So verabschiedete sich vor Kurzem eine Person aus einem Meeting. Ich habe stark schmunzeln müssen🙂

Naja, als ehemalige Scrum Masterin habe ich unzählige Meetings moderieren dürfen und diese 5 Handlungen haben meine Meetings erfolgreich gemacht:

1.Schicke eine klare und kurze Einladung raus

• Meine Einladungen sahen ungefähr so aus:
• Hallo Team,
• nächste Woche ist Management Runde und dazu lade ich euch herzlich ein.
• Ziel: Wir werden in diesem Meeting unsere Roadmap für Q3 finalisieren und entscheiden wie wir diese in die Teams tragen
• Nutzen: Mit der Roadmap geben wir das WAS und somit die Richtung des Projekts vor. Das ist der wichtigste Skill einer Führungsperson
• Grobe Agenda:
  • Check In
  • Soll-Ist Analyse (stimmt unsere Vision noch und wo stehen wir derzeit)
  • Delta runterbrechen in greifbare Meilensteine
  • Bauchgefühl prüfen
  • Kommunikation in die Teams vereinbaren
  • Check Out
• 2. Lade nur jene ein, die einen Mehrwert in das Meeting tragen
• Die beste Personenanzahl für ein Meeting sind 5 Personen. Hier entsteht Diskussion, Kommunikation, Reibung und Entscheidungen können getroffen werden. Bei mehr als 5 Personen sollte man überlegen, ob es nicht schon eine Arbeitsgruppe, ein Workshop oder eine Townhall ist.
• 3.Starte mit einer Check In Frage (optional)
• Ich halte mich gerne an den Leitsatz “Community building first, decision making second“.
• In einigen Meetings empfehle ich zur kurzen Einstimmung eine Check-In Fragen zu stellen. Wir wollen erstmal Gemeinschaft bilden bevor es ins eingemachte geht.
• Aber Vorsicht: Das klappt nicht immer und sollte nur nach gutem Gefühl eingesetzt werden. Andere Teams empfinden dieses auch als lästig und ineffizient.
• Eine Liste meiner Lieblings Check In Fragen findest du hier.
• 4.Sorge für kurze mehrwertstiftende Redebeiträge 
• Timebox in Meetings ist ALLES. Zu viele Menschen hören sich gerne und lange reden, verlieren sich in langen Redebeiträgen oder zahlen mit ihren Beiträgen nicht auf die Agenda ein. 
• Und das muss aufhören! 
• Daher ist die Moderation und das Time-Keeping umso wichtiger. Wer mit dem Redebeitrag nicht auf die Agenda einzahlt wird wertschätzend unterbrochen und auf das Ziel der Agenda hingewiesen. Ebenso wichtig ist es für jeden Agendapunkt ein dediziertes Zeitlimit zu vergeben, welches nicht überschritten werden darf.
• Um die Uhr gut im Blick zu halten eignet sich bei Offline Formaten eine solche Moderations Uhr.
• 5.Nutze Technologie
• Es gibt viele Tools, die dabei helfen können, Meetings effizienter zu gestalten, z.B. Miro, Slack, Microsoft Teams, Notion, Pomodoro App etc. Nutze diese Möglichkeiten, um Zeit und Kosten zu sparen.
• 6.Halte Meetings im Stehen
• Kurze Meetings, die im Stehen abgehalten werden, können dazu beitragen, die Konzentration zu steigern und die Zeit effektiver zu nutzen.
• 7.Nimm Protokoll
• Ein Protokoll hilft dabei, wichtige Entscheidungen und Aufgaben festzuhalten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden über den Stand der Dinge informiert sind. Ein modernes Protokoll wäre das Festhalten der Aufgaben im Backlog
• Viel Spaß damit 🙂
• Kontakt:
• Lucy Larbi
• www.lucylarbi.de
• Larbi.lu@gmail.com